QuickBooks 2019 में इन्वेंटरी आइटम कैसे सेट करें?

रोज़मेरी विथी, केन विथी, जेनिफर रीड द्वारा

इससे पहले कि आप अपनी इन्वेंट्री को ट्रैक कर सकें, आपको दो काम करने होंगे। सबसे पहले, आपको QuickBooks को बताना होगा कि आप इन्वेंट्री को ट्रैक करना चाहते हैं। ऐसा करने के लिए, संपादित करें → वरीयताएँ चुनें। जब QuickBooks वरीयताएँ संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है, तो बाईं ओर सूची में आइटम और सूची आइकन पर क्लिक करें। आपकी स्क्रीन उल्लेखनीय रूप से दिखाए गए के समान दिखनी चाहिए। (आपको पहले कंपनी वरीयताएँ टैब पर क्लिक करना पड़ सकता है।) सुनिश्चित करें कि सूची और खरीद आदेश सक्रिय हैं चेक बॉक्स का चयन किया गया है और विकल्प बटन को बेचने के लिए पर्याप्त नहीं तो चेतावनी चेतावनी में से एक चुना गया है।



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आइटम और इन्वेंटरी के लिए वरीयता संवाद बॉक्स।



यहाँ दूसरी चीज़ है जो आपको करने की ज़रूरत है: एक बनाएँ सामान की सूची। यह सूची उन सभी मदों का विवरण है जिन्हें आप किसी इनवॉइस पर रख सकते हैं। दूसरे शब्दों में, आपके द्वारा ऑर्डर और बेचे जाने वाले सभी आइटम आइटम सूची में शामिल हैं।

आपको QuickBooks सेटअप के दौरान अपनी प्रारंभिक आइटम सूची सेट करनी चाहिए। यदि आपको अपनी सूची में कोई आइटम जोड़ने की आवश्यकता है, तो सूची → आइटम सूची चुनें। फिर आइटम बटन पर क्लिक करें, ड्रॉप-डाउन मेनू से नया चुनें, और नई आइटम विंडो भरें।



इन्वेंट्री सामग्री चालू करने और अपनी आइटम सूची सेट करने (या अपडेट) करने के बाद, आप अपनी इन्वेंट्री को ट्रैक कर सकते हैं।

जैसे ही आप किसी ट्रक से आइटम अनलोड करते हैं, उन्हें मेल में प्राप्त करते हैं, या उन्हें एक स्ट्रीट पेडलर से खरीदते हैं, आपको आइटम रिकॉर्ड करना होगा ताकि QuickBooks आपकी इन्वेंट्री को ट्रैक कर सके। आप वस्तुओं को कैसे रिकॉर्ड करते हैं और उनके लिए भुगतान करते हैं यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप बैरलहेड पर नकद भुगतान करते हैं, वस्तुओं के साथ बिल प्राप्त करते हैं, या बिना बिल के आइटम प्राप्त करते हैं (जिस स्थिति में आप बाद में आइटम के लिए भुगतान करते हैं)।

और हो सकता है कि आपने प्राप्त होने वाली वस्तुओं के लिए एक खरीद आदेश (पीओ) भरा हो। यदि ऐसा है, तो आइटम प्राप्त करना थोड़ा आसान हो जाता है। जब आप उन वस्तुओं को ऑर्डर करते हैं जिन्हें आप प्राप्त करने जा रहे हैं और बाद में भुगतान करते हैं तो मैं पीओ भरने की जोरदार अनुशंसा करता हूं।



उन आइटमों को रिकॉर्ड करें जिनका आप अग्रिम भुगतान करते हैं

ठीक है, आपने अभी-अभी माराकेश के बाज़ार में तीन चीनी मिट्टी के बरतन मुर्गियाँ खरीदी हैं, और अब आप उन्हें अपनी सूची में जोड़ना चाहते हैं और खरीद रिकॉर्ड करना चाहते हैं। आप काउंटर पर भुगतान की गई इन्वेंट्री को कैसे रिकॉर्ड करते हैं? चेक चेक विंडो का उपयोग करके, निश्चित रूप से - उसी तरह आप किसी भी अन्य बिलों को रिकॉर्ड करते हैं जो आप पहले भुगतान करते हैं।

रिकॉर्ड आइटम जो बिल के साथ नहीं आते हैं

क्या होता है यदि आइटम चालान से पहले आते हैं? आप भाग्यशाली हैं - आपके पास सामान है, और आपको इसके लिए अभी तक भुगतान नहीं करना है। हालाँकि, आपको अभी-अभी प्राप्त हुई इन्वेंट्री को रिकॉर्ड करना होगा, ताकि आप जान सकें कि यह आपके पास है। आप चेक चेक विंडो में ऐसा नहीं कर सकते क्योंकि आप सामान के भुगतान के लिए चेक नहीं लिखेंगे - कम से कम थोड़ी देर के लिए नहीं। आप उनके लिए भुगतान करने से पहले प्राप्त होने वाली वस्तुओं को कैसे रिकॉर्ड करते हैं? पढ़ते रहिये:

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1. विक्रेता चुनें → आइटम प्राप्त करें या होम स्क्रीन पर प्राप्त सूची आइकन पर क्लिक करें, और बिल के बिना सूची प्राप्त करने के विकल्प का चयन करें।

जैसा कि दिखाया गया है, आप आइटम रसीदें बनाएं विंडो देखें। यह विंडो बिल एंटर करें विंडो के समान है, लेकिन इसमें लिखा है आइटम रसीद। (जब आप आइटम के लिए बिल प्राप्त करते हैं तो आप फिर से बिल दर्ज करें विंडो देखते हैं।)

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आइटम रसीदें बनाएं विंडो।

2. विंडो के शीर्ष भाग को भरें।

यदि आप किसी विक्रेता से आइटम रिकॉर्ड करना चाहते हैं जो पहले से ही विक्रेता सूची में है, तो नीचे तीर पर क्लिक करें और फिर विक्रेता चुनें। यदि विक्रेता एक नया विक्रेता है, तो ड्रॉप-डाउन मेनू से नया जोड़ें चुनें और फिर, प्रकट होने वाले नए विक्रेता संवाद बॉक्स में, विक्रेता का विस्तार से वर्णन करें। जब आप न्यू वेंडर डायलॉग बॉक्स के साथ काम कर लें, तो ओके पर क्लिक करें।

3. आइटम टैब क्लिक करें।

आपको आइटम टैब पर केवल तभी क्लिक करना होगा जब वह पहले से प्रदर्शित न हो। यह शायद है। लेकिन कंप्यूटर पुस्तक लेखकों के सम्मान की संहिता और एक बाध्यकारी व्यक्तित्व के लिए मुझे आपको यह बताने की आवश्यकता है कि एक और टैब है - व्यय टैब - और आप संभवतः इसके बजाय इसे प्रदर्शित कर सकते हैं।

4. आइटम कॉलम पर जाएं, और आइटम के लिए एक नाम टाइप करें।

आइटम कॉलम में डाउन एरो पर ध्यान दें। आइटम सूची देखने के लिए इसे क्लिक करें। क्या आप जिस आइटम के लिए भुगतान कर रहे हैं वह इस सूची में दिखाई देता है? अगर ऐसा है, तो इसे क्लिक करें। यदि नहीं, तो एक नया आइटम नाम दर्ज करें। आप आइटम नहीं मिला संदेश बॉक्स देखते हैं। हाँ क्लिक करें, नया आइटम संवाद बॉक्स भरें, और फिर ठीक क्लिक करें।

आप आइटम टैब पर आइटम दर्ज करते हुए पैकिंग स्लिप में भी जा सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आइटम टैब सटीक रूप से दिखाता है कि पैकिंग स्लिप में क्या है। और मेमो फील्ड में आइटम्स का संक्षिप्त विवरण डालें क्योंकि वह विवरण बाद में उपयोगी साबित हो सकता है, जब आप अपनी आइटम रसीद को बिल के साथ मिलाना चाहते हैं। जब आप समाप्त कर लें, तो आइटम रसीदें बनाएं विंडो को पिछले आंकड़े की तरह कुछ दिखना चाहिए।

5. मात्रा और लागत निम्नानुसार प्रदान करें:

  • मात्रा स्तंभ: आपको प्राप्त मात्रा का वर्णन करें।
  • लागत कॉलम: मद इकाई लागत का वर्णन कीजिए। यदि आपके द्वारा दर्ज की गई आइटम इकाई लागत एक परिवर्तन का प्रतिनिधित्व करती है, तो QuickBooks पूछता है कि क्या आप इसकी मानक आइटम लागत (जैसा कि आइटम सूची में संग्रहीत है) को अपडेट करना चाहते हैं और क्या आप आइटम के लिए अपना मानक मूल्य अपडेट करना चाहते हैं।

6. जो आइटम आपने अभी प्राप्त किए हैं उन्हें रिकॉर्ड करने के लिए सहेजें और नया बटन या सहेजें और बंद करें बटन पर क्लिक करें।

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आइटम आधिकारिक तौर पर आपकी इन्वेंट्री का हिस्सा हैं। आइटम रसीद को लेखा देय रजिस्टर में दर्ज किया गया है। इतना ही नहीं, बिल आने के लिए भी आप तैयार हैं।

बिल मिलने पर वस्तुओं का भुगतान करें

आइटम आते हैं, और आप एक आइटम रसीद भरते हैं। तीन सप्ताह बीत जाते हैं। आपके मेलबॉक्स में यह क्या है? क्यों, यह बिल है, बिल्कुल! अब आपको तीन हफ्ते पहले मिले सामान का बिल भरना होगा। यह काम आसान है:

1. विक्रेता चुनें → प्राप्त वस्तुओं के लिए बिल दर्ज करें।

या, होम स्क्रीन से, इन्वेंट्री आइकन के विरुद्ध बिल दर्ज करें पर क्लिक करें। यदि आप विक्रेता केंद्र में हैं, तो नए लेनदेन पर क्लिक करें और फिर प्राप्त वस्तुओं के लिए बिल दर्ज करें। आइटम रसीद का चयन करें संवाद बॉक्स प्रकट होता है, जैसा कि दिखाया गया है।

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आइटम रसीद का चयन करें संवाद बॉक्स।

2. विक्रेता ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें और उस विक्रेता का नाम चुनें जिसने आपको बिल भेजा है।

आप बॉक्स में एक या एक से अधिक आइटम रसीदें देखते हैं, जिस तारीख को आप रसीद पर डालते हैं, उसकी संदर्भ संख्या और रसीद पर आपके द्वारा लिखा गया ज्ञापन।

3. उस आइटम रसीद का चयन करें जिसके लिए आप बिल दर्ज करना चाहते हैं और फिर ठीक क्लिक करें।

जैसा कि दिखाया गया है, बिल दर्ज करें विंडो प्रकट होती है। क्या यह जानकारी जानी-पहचानी लगती है? यह होना चाहिए - यह वही जानकारी है जो आपने आइटम रसीदें बनाएं विंडो में डाली है, केवल अब आप बिल के साथ काम कर रहे हैं, रसीद नहीं।

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बिल दर्ज करें विंडो।

4. विंडो में आइटम टैब की बिल से तुलना करें।

क्या आप पहले प्राप्त की गई राशि के लिए भुगतान कर रहे हैं? हो सकता है कि शिपिंग शुल्क और बिक्री कर आपके बिल में जोड़ दिए गए हों। आपको कीमत को समायोजित करने की भी आवश्यकता हो सकती है क्योंकि आप अनुमान लगा रहे होंगे कि आपने आइटम प्राप्त करना कब रिकॉर्ड किया था। यदि ऐसा है, तो आइटम टैब का उपयोग करके मूल रसीद जानकारी में जोड़ें और समायोजित करें। (नए आइटम जोड़ने के लिए आप पुनर्गणना बटन पर क्लिक कर सकते हैं।)

इस बिल का भुगतान आपको कितने दिनों में करना है? क्या यह अब देय है? इस विक्रेता की भुगतान शर्तें क्या हैं, यह देखने के लिए शर्तें पंक्ति पर एक नज़र डालें। यदि भुगतान की शर्तें गलत हैं, तो ड्रॉप-डाउन मेनू से कोई भिन्न प्रविष्टि चुनकर बदलें।

आप अपने बिलों का सर्वोत्तम संभव समय पर भुगतान करना चाहते हैं, लेकिन ऐसा करने के लिए, बिल दर्ज करें विंडो की शर्तें विक्रेता की भुगतान शर्तों से मेल खानी चाहिए।

5. बिल रिकॉर्ड करने के लिए सेव एंड न्यू या सेव एंड क्लोज पर क्लिक करें।

बेशक, आपको अभी भी विक्रेता के बिल का भुगतान करना होगा। काफी उचित।

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आइटम रिकॉर्ड करें और बिल का एक ही बार में भुगतान करें

मान लीजिए कि जब आप माल प्राप्त करते हैं तो आपको बिल प्राप्त होता है। हाथी की पीठ से सामान उतार दिया जाता है, और हाथी चालक धनुष लेता है और आपको बिल देता है। आपके द्वारा अनुसरण किए जाने वाले चरण यहां दिए गए हैं:

1. विक्रेता चुनें → आइटम प्राप्त करें और बिल दर्ज करें।

या, होम स्क्रीन से, इन्वेंटरी प्राप्त करें पर क्लिक करें और फिर वहां बिल विकल्प के साथ रिसीव इन्वेंटरी चुनें। या, विक्रेता केंद्र से, नए लेनदेन पर क्लिक करें और फिर प्राप्त वस्तुओं के लिए बिल दर्ज करें। आप बिल दर्ज करें विंडो देखें। आप इस विंडो से परिचित हैं, और आप ठीक-ठीक जानते हैं कि यह क्या है और यह क्या करती है। यदि आप सूचकांक के माध्यम से इस पृष्ठ पर ठंडे टर्की उतरे हैं, तो आपको यह जानना होगा कि इन्वेंट्री उद्देश्यों के लिए, आप जिन वस्तुओं के लिए भुगतान कर रहे हैं उन्हें कैसे रिकॉर्ड किया जाए।

2. विंडो के शीर्ष भाग को भरें।

यह सामान काफी बुनियादी है। ड्रॉप-डाउन मेनू से एक विक्रेता चुनें, और सुनिश्चित करें कि इस बिल का भुगतान करने के लिए विक्रेता की शर्तों को सही ढंग से दिखाया गया है। यदि यह विक्रेता नया है, तो नया जोड़ें चुनें। QuickBooks आपको विक्रेता के बारे में एक सूचना संवाद बॉक्स भरने के लिए कहता है। इसे करें। सुनिश्चित करें कि आपने बिल ड्यू लाइन को सही ढंग से भर दिया है।

3. आइटम टैब पर क्लिक करें, और उन सभी आइटमों को सूचीबद्ध करें जिनके लिए आप भुगतान कर रहे हैं।

आइटम सूची देखने के लिए, कर्सर को आइटम कॉलम पर ले जाएं, और दिखाई देने वाले नीचे तीर पर क्लिक करें। सुनिश्चित करें कि आइटम की मात्रा और लागत आइटम टैब पर सही ढंग से सूचीबद्ध हैं।

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4. सहेजें और नया या सहेजें और बंद करें क्लिक करें।

QuickBooks आपके द्वारा सूचीबद्ध आइटम को आइटम सूची में जोड़ता है और उन्हें आपकी इन्वेंट्री का आधिकारिक भाग बनाता है।

जब आप सामान बेचते हैं

हो सकता है कि आपने बिल दर्ज करें विंडो में आइटम टैब और चालान के निचले भाग में मात्रा/आइटम कोड/विवरण/मूल्य/प्रत्येक/राशि बॉक्स के बीच समानताएं देखी हों। QuickBooks इन्वेंट्री रखने के लिए दोनों का उपयोग करता है।

जब आप सामान बेचते हैं, तो QuickBooks स्वचालित रूप से आपकी सूची को समायोजित करता है। दूसरे शब्दों में, यदि आप 400 चीनी मिट्टी के बरतन मुर्गियां खरीदते हैं और उनमें से 350 बेचते हैं, तो आपके पास केवल 50 हाथ में हैं। QuickBooks इस परिवर्तन के लिए रिकॉर्ड अपडेट करता है। कोई उपद्रव कोई अव्यवस्था नहीं। हे भगवान, क्या यह महान नहीं है? अब रात में जागते हुए यह नहीं सोचना चाहिए कि आपके पास पर्याप्त मुर्गियां हैं या गर्भ या कुछ और। यही बात तब होती है जब आप नकद बिक्री करते हैं। जब आप बिक्री रसीद पर आइटम सूचीबद्ध करते हैं, तो QuickBooks मानता है कि वे आपके हाथ छोड़ रहे हैं और उन्हें आपकी सूची से घटा देते हैं।

अच्छी इन्वेंट्री अकाउंटिंग के बारे में ध्यान देने योग्य एक और साफ बात: QuickBooks विंडो में जो आपको इन्वेंट्री आइटम मात्रा (जैसे कि विंडो जिसे आप इनवॉइस रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग करते हैं) दर्ज करते हैं, QuickBooks मात्रा फ़ील्ड के अंदर एक छोटा बटन डालता है। आप एक डायलॉग बॉक्स देखने के लिए इस बटन पर क्लिक कर सकते हैं जो आइटम की वर्तमान और भविष्य की उपलब्धता का वर्णन करता है।

इस कहानी का एक नैतिक है एक अच्छी, वर्णनात्मक आइटम सूची रखें। अन्य नैतिक चेक और बिल के आइटम टैब पर और बिक्री रसीदों और चालान के आइटम/विवरण/मात्रा/दर/राशि बॉक्स में सावधानीपूर्वक आइटम दर्ज करें।

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